Le registre d'entrées-sorties d'une pension animale : obligations et bonnes pratiques
Qui doit le tenir, ce que chaque ligne doit contenir, combien de temps le conserver, et comment le produire sans ressaisie.
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Le registre d'entrées-sorties est le premier document qu'un agent de la DDPP demande lors d'un contrôle, et le plus souvent celui qui est tenu à la va-vite. Ce guide rappelle qui doit le tenir, ce qu'il doit contenir, combien de temps le conserver, puis montre comment le produire à partir des séjours déjà enregistrés, sans ressaisie.
Qui doit tenir un registre
Toute activité professionnelle liée aux animaux de compagnie d'espèces domestiques, pension comprise, relève des articles L214-6 et suivants du Code rural et de la pêche maritime et des règles sanitaires fixées par l'arrêté du 3 avril 2014. Parmi ces règles figure la tenue d'un registre d'entrées et de sorties des animaux, qui assure la traçabilité de chaque animal accueilli : d'où il vient, chez qui il repart, à quelles dates.
La taille de l'établissement ne change rien à cette obligation. Une pension familiale qui accueille trois chiens à la fois doit tenir le registre au même titre qu'un chenil de quarante boxes.
Ce que chaque ligne doit contenir
Le registre décrit chaque animal, pas chaque séjour. Un propriétaire qui confie trois chiens produit trois lignes. Pour chacune, les informations attendues sont :
la date d'entrée, et l'heure quand vous la connaissez ;
l'identité du propriétaire, avec son adresse complète ;
l'espèce et la race ;
le sexe et la date de naissance ;
le numéro d'identification, puce ou tatouage ;
une description permettant de reconnaître l'animal, au minimum son nom ;
la date de sortie.
Le registre s'accompagne d'un suivi sanitaire : les soins donnés pendant le séjour, les traitements administrés, les visites du vétérinaire. Les deux documents se complètent et se présentent ensemble lors d'un contrôle.
Combien de temps le conserver
Le registre se conserve au moins trois ans, dans les locaux de l'établissement, et doit pouvoir être présenté à toute réquisition. La lecture la plus prudente compte ces trois ans à partir de la sortie de l'animal : en pratique, une pension conserve donc en permanence trois années glissantes de registre, papier ou numérique.
Papier, tableur ou logiciel
Aucun texte n'impose le cahier relié. Un registre numérique, produit par un tableur ou par un logiciel, est admis dès lors qu'il est complet, lisible, chronologique, que les lignes passées ne sont pas modifiées après coup et qu'il peut être présenté à toute demande ; confirmez le format retenu avec votre DDPP. Deux pièges guettent le tableur : la ligne oubliée le jour où l'accueil est débordé, et la date de sortie jamais reportée quand un séjour se prolonge.
Un logiciel de pension résout les deux, à une condition : que le registre soit produit à partir des séjours réellement effectués, et non des réservations prévues. Un animal arrivé un jour plus tard que prévu doit apparaître avec sa vraie date d'entrée.
Produire le registre depuis les séjours
Dans Pet-Keeper, chaque réservation clôturée alimente automatiquement le registre d'entrées-sorties : une ligne par animal et par séjour, les informations ci-dessus réparties en huit colonnes, remplies depuis la fiche du propriétaire et celle de l'animal. Les réservations annulées n'y figurent jamais, puisqu'elles ne correspondent à aucune présence réelle.
Le registre d'entrées-sorties produit depuis les séjours, une ligne par animal.
Trois habitudes suffisent pour que le registre soit toujours juste :
Renseigner le numéro d'identification et la date de naissance dès la création de la fiche animal, puisque ce sont les deux champs le plus souvent vides dans les registres contrôlés.
Pointer les arrivées et les départs depuis la feuille de route du jour , et cocher les dates réelles de présence quand elles diffèrent de la réservation.
Éditer le registre en PDF à la fin de chaque mois et l'archiver avec les factures. Le registre affiché suit les fiches : une fiche corrigée après coup modifie les lignes passées, alors que le PDF archivé fige l'état du mois. Le jour du contrôle, la période demandée est déjà prête.
Ce que le registre ne remplace pas
Le registre ne dispense ni du contrat de pension signé avec chaque propriétaire, ni du carnet de vaccination vérifié à l'arrivée, ni du suivi sanitaire pendant le séjour. Il ne dispense pas non plus de la déclaration de l'activité en DDPP, décrite dans le guide Ouvrir une pension canine .
