Facturer un séjour en pension : acompte, facture finale, mentions obligatoires et TVA

Une facture de pension raconte un séjour : des dates, des animaux, des prestations, parfois un acompte versé des semaines plus tôt. Elle doit aussi respecter les règles communes à toute facture française. Ce guide passe en revue les mentions attendues, le bon usage de l'acompte, la TVA selon votre régime, puis le calendrier de la facturation électronique qui concerne désormais toutes les entreprises.

Les mentions qu'une facture doit porter

Quelle que soit sa forme, une facture émise par une pension doit comporter :

• la date d'émission et un numéro unique, suivant une séquence chronologique continue, sans trou ni doublon ;
• l'identité de votre établissement : nom ou dénomination, adresse, numéro SIREN ou SIRET, forme juridique et capital pour une société ;
• l'identité du client, avec son adresse ;
• la date de la prestation, ici les dates du séjour ;
• le détail des prestations : pension par jour, prestations à l'unité comme le toilettage ou l'administration d'un traitement, avec les quantités et les prix unitaires ;
• les remises accordées, ligne par ligne ou globalement ;
• le total hors taxes, le taux et le montant de TVA, le total toutes taxes comprises ;
• la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si vous relevez de la franchise en base, ou votre numéro de TVA intracommunautaire dès que vous facturez la TVA.

Quand le client est un professionnel, s'ajoutent la date d'échéance, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Une pension facture surtout des particuliers, mais les éleveurs, les associations et les entreprises qui vous confient des animaux sont des clients professionnels.

Les factures se conservent dix ans. Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas : elle se corrige par un avoir.

L'acompte : pourquoi et comment le facturer

L'acompte protège la pension contre les désistements de dernière minute, particulièrement sur les périodes de vacances scolaires où un box réservé puis libéré ne se revend pas. Deux règles de bon sens : annoncer le pourcentage et les conditions d'annulation dès le devis ou la confirmation, et remettre au client un document pour chaque somme encaissée.

Pour une pension assujettie à la TVA, l'acompte encaissé porte sa propre TVA, exigible dès l'encaissement pour une prestation de services. D'où la pratique de la facture d'acompte, émise à la confirmation, suivie d'une facture finale à la fin du séjour qui reprend le total et déduit l'acompte déjà réglé.

Annulation : que devient l'acompte

Une politique d'annulation claire évite les discussions au comptoir. Le schéma le plus courant comporte deux paliers : annulation sans frais jusqu'à un certain nombre de jours avant l'arrivée, puis conservation de l'acompte au-delà. Il doit figurer dans vos conditions générales ou votre contrat de pension, et être rappelé au moment de la réservation.

Côté documents, une annulation qui annule une facture d'acompte émise passe par un avoir, jamais par une suppression. Si l'acompte est conservé, l'avoir ne porte que sur la part remboursée, le cas échéant. Pet-Keeper applique vos délais, affiche l'aperçu chiffré avant validation et génère les avoirs correspondants.

TVA : assujetti ou franchise en base

Les prestations de pension pour animaux relèvent du taux normal de TVA. Deux situations se présentent :

• votre établissement est assujetti : chaque facture affiche le taux, le montant de TVA et les totaux HT et TTC ;
• vous relevez de la franchise en base, ce qui est fréquent en début d'activité ou pour les petites structures : vos factures sont libellées sans TVA et portent la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Le passage de l'une à l'autre se produit quand le chiffre d'affaires franchit les seuils de la franchise. Anticipez-le avec votre expert-comptable : vos tarifs affichés, qui sont des montants TTC pour le client, devront absorber ou répercuter la TVA. Voir TVA et exonération pour le réglage correspondant.

Échéances et impayés

Pour un particulier, le règlement s'effectue le plus souvent au comptant, à la remise de la facture finale. Rien n'interdit d'accorder un délai, à N jours, notamment aux clients professionnels : la date d'échéance figure alors sur la facture. Un suivi des impayés facture par facture, avec le reste dû et le retard, évite de découvrir un encours six mois plus tard. Voir Échéances de règlement .

Le journal des ventes pour votre comptable

Votre comptable n'a pas besoin de vos factures une par une, mais d'un journal des ventes : la liste chronologique des factures et des avoirs émis, avec leurs montants HT, TVA et TTC. Un logiciel de pension doit le produire pour une période donnée, en PDF pour l'archivage et en CSV pour l'import dans un logiciel comptable. Voir Journal des ventes .

Facturation électronique : ce qui change en 2026 et 2027

La réforme de la facturation électronique s'applique à toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, franchise en base comprise. Le calendrier officiel :

• au 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et les ETI de les émettre ;
• au 1er septembre 2027, l'obligation d'émission s'étend aux PME, TPE et micro-entreprises.

L'obligation d'émission porte sur les factures entre professionnels établis en France. Les ventes à des particuliers, qui constituent l'essentiel de l'activité d'une pension, ne donnent pas lieu à une facture électronique mais à une transmission de données de transaction, appelée e-reporting, selon le même calendrier. Dans les deux cas, la transmission passe par une plateforme agréée, choisie par vous ou par votre expert-comptable.

La réforme ajoute aussi de nouvelles mentions sur les factures entre professionnels : le numéro SIREN du client, la catégorie de l'opération, ici une prestation de services, et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits.

Concrètement, pour une pension : conservez une numérotation propre, un journal des ventes exportable et une adresse de réception pour les factures de vos fournisseurs. Pet-Keeper produit aujourd'hui les factures PDF et le journal des ventes en CSV ; la transmission à une plateforme agréée relève de votre outil comptable ou de votre expert-comptable.

En résumé

1. Une numérotation continue, des mentions complètes, dix ans d'archivage.
2. Un acompte facturé à la confirmation, déduit sur la facture finale.
3. Une correction toujours par avoir, jamais par suppression.
4. La mention 293 B tant que vous êtes en franchise, la TVA dès que vous ne l'êtes plus.
5. Un journal des ventes prêt pour le comptable, et un œil sur le calendrier 2026-2027.