Le serveur d’envoi et les trois modèles de messages adressés à vos clients.
Pet-Keeper envoie trois emails à vos clients : la confirmation de réservation, la facture d'acompte et la facture finale. Pour cela, il a besoin de votre serveur d'envoi. Les textes, eux, sont entièrement modifiables.
Renseigner votre serveur d'envoi
Ouvrez Configuration, page Mailing , dans le menu.
Complétez la section Serveur SMTP .
Cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran.
Six champs sont demandés : Serveur SMTP , Port SMTP , Utilisateur SMTP , Mot de passe SMTP , Email expéditeur et Nom expéditeur . Votre hébergeur de messagerie vous fournit les quatre premiers. L' Email expéditeur est l'adresse qui apparaîtra dans la boîte de réception de vos clients, le Nom expéditeur le nom affiché à côté.
La section Serveur SMTP : les réglages fournis par votre hébergeur, puis l'adresse et le nom que verront vos clients.
Le champ du mot de passe est masqué ; l'icône à sa droite permet de l'afficher le temps de le relire.
Vérifier que l'envoi fonctionne
La seule vérification qui vaut est un envoi réel. Créez une réservation de test à votre propre nom, avec votre adresse email sur la fiche client, puis confirmez-la en laissant cochée la case d'envoi. Si l'email arrive dans votre boîte, la configuration est bonne. Supprimez ensuite la réservation de test.
Modifier les trois modèles
La section Templates d'emails propose trois onglets : Acompte , Facture et Réservation . Chacun contient le texte envoyé au client, modifiable directement dans la zone de saisie.
Pour chaque modèle :
Choisissez l'onglet correspondant.
Modifiez le texte.
Cliquez sur Prévisualiser pour contrôler le rendu.
Cliquez sur Enregistrer .
Le bouton Réinitialiser , en haut à droite de chaque modèle, rétablit le texte d'origine de Pet-Keeper. Utilisez-le si vous vous êtes perdu dans vos modifications.
Les variables
L'encart Variables disponibles liste, au-dessus de chaque modèle, les mentions que Pet-Keeper remplace à l'envoi par les vraies valeurs. Recopiez-les telles quelles, accolades comprises.
Modèles Acompte et Facture : le nom du client, le numéro de la facture, son total TTC et sa date d'échéance.
Modèle Réservation : le nom du client, le nom de l'animal, les dates de début et de fin du séjour et le montant de l'acompte.
L'aperçu
Le bouton Prévisualiser , sous Aperçu du template , affiche l'email tel que le client le recevra : l'expéditeur, le destinataire, l'objet et le corps du message, avec des valeurs d'exemple à la place des variables. L'objet n'est pas modifiable ; il dépend du modèle choisi.
Le modèle Acompte et ses variables entre accolades ; dans l'aperçu, les mêmes variables sont remplacées par des valeurs d'exemple.
Les emails réellement envoyés dépendent ensuite de vos choix, séjour par séjour : chaque dialogue de confirmation ou de clôture vous laisse cocher ou décocher l'envoi. Voir Confirmation et acompte .
