Confirmation et acompte

Confirmer une réservation, c'est acter le séjour auprès du client. Pet-Keeper en profite pour générer la facture d'acompte et proposer l'envoi des emails, en une seule étape.

Confirmer depuis la liste

1. Ouvrez Réservation dans le menu.
2. Repérez la réservation En attente et cliquez sur Confirmer .
3. Le dialogue Confirmer la réservation s'ouvre : il annonce que la réservation sera confirmée et la facture d'acompte générée.
4. Sous Emails à envoyer au client , décochez éventuellement ce que vous ne souhaitez pas envoyer.
5. Cliquez sur Confirmer .

Confirmer depuis la réservation

1. Ouvrez la réservation.
2. Dans Statut , sélectionnez Confirmé .
3. Cliquez sur Mettre à jour . Le même dialogue s'ouvre après l'enregistrement.
4. Choisissez les envois, puis Confirmer . Le bouton Ne rien envoyer confirme la réservation sans envoyer aucun email.

Les deux cases d'envoi

Le dialogue propose deux envois indépendants :

• Envoyer la confirmation par email : le récapitulatif du séjour adressé au client.
• Envoyer la facture d'acompte par email : la facture d'acompte en pièce jointe. Si un acompte existe déjà, la case devient Renvoyer la facture d'acompte existante .

Une case peut apparaître grisée, avec une explication juste en dessous :

• Ce client n'a pas d'adresse email : les deux cases sont inactives. Renseignez l'adresse dans la fiche du client, puis utilisez le renvoi décrit plus bas.
• Le pourcentage d'acompte est à 0 % : aucune facture d'acompte n'est produite, seule la confirmation reste envoyable. Le pourcentage se règle dans Configuration, page Entreprise , onglet Facturation .

Le montant de l'acompte

L'acompte est calculé automatiquement à partir du total du séjour et du pourcentage d'acompte défini pour votre pension. La facture est créée en Brouillon ; si vous cochez son envoi par email, elle est émise puis envoyée dans la foulée. Retrouvez-la dans l'encart Facturation de la réservation, sous Factures liées , ainsi que dans Facturation au menu. Voir Acompte et facture finale .

Renvoyer plus tard

Si le client n'a rien reçu, ou si vous avez renseigné son adresse email après coup :

1. Ouvrez la réservation confirmée.
2. Cliquez sur le bouton ⋯ de la barre d'actions, en bas de l'écran.
3. Choisissez Renvoyer la confirmation ou Renvoyer l'acompte .

Sur ordinateur, la date du dernier envoi s'affiche dans la barre d'actions sous la forme Confirmation envoyée le … . Les deux entrées restent grisées tant que le client n'a pas d'adresse email.