Pointer un règlement, suivre le reste dû et traiter un excédent versé sur l’acompte.
Enregistrer un paiement, c'est « pointer » la facture : Pet-Keeper mémorise le montant reçu, la date et le moyen de paiement, puis calcule ce qui reste dû.
Enregistrer un paiement
Ouvrez Facturation dans le menu.
Sur la ligne de la facture émise ou envoyée, cliquez sur le bouton vert de pointage. Depuis le détail d'une facture, le bouton s'appelle Pointer le paiement .
Le dialogue Enregistrer un paiement s'ouvre, prérempli avec le montant restant dû et la date du jour.
Ajustez le Montant payé si le client n'a réglé qu'une partie.
Vérifiez la Date de paiement .
Choisissez le Moyen de paiement : Espèces, Carte bancaire, Chèque, Virement ou Autre.
Ajoutez au besoin un Commentaire , par exemple un numéro de chèque.
Cliquez sur Enregistrer .
Le dialogue Enregistrer un paiement, prérempli avec le reste dû et la date du jour ; le total de la facture est rappelé sous le montant.
Le montant total de la facture est rappelé sous le champ, pour comparaison.
Suivre le reste dû
Dans la liste des factures, chaque ligne indique où en est le règlement : Reste : … € tant que la facture n'est pas soldée, Payé : … € une fois réglée. Un badge Pointée signale une facture dont le paiement a été enregistré sans qu'elle soit soldée, avec la date de pointage.
Le détail d'une facture affiche les mêmes informations en clair : Payé , Reste à payer , et la section Paiement avec le montant, la date, le moyen et le commentaire.
Pour une vue d'ensemble de ce qui reste à encaisser, ouvrez Registres dans le menu puis l'onglet Impayés . Voir Échéances de règlement .
L'excédent versé sur l'acompte
Il arrive qu'un client règle plus que son acompte, parfois même la totalité du séjour à la réservation. Pet-Keeper l'accepte et n'oublie rien.
Ouvrez la facture d'acompte et cliquez sur Pointer le paiement .
Saisissez le montant réellement reçu, supérieur au montant de l'acompte.
Le dialogue affiche aussitôt : Excédent de … € — il sera déduit au pointage de la facture finale.
Enregistrez.
L'encart Facturation de la réservation rappelle alors le montant déjà perçu en plus de l'acompte . Quand vous pointerez la facture finale, cet excédent sera automatiquement imputé : le dialogue affichera Déjà perçu en plus sur l'acompte puis le Restant dû , et vous n'aurez qu'à confirmer.
Sur la facture finale, la ligne Excédent d'acompte imputé rend l'opération visible, à la fois dans la liste et dans le détail.
Cas particulier : la réservation annulée
Si un excédent a été encaissé sur l'acompte d'une réservation ensuite annulée, aucun document ne le porte. L'encart Facturation de la réservation vous en avertit et précise qu'un remboursement manuel est à prévoir. Reportez-vous à Annuler une réservation et à Avoirs .
