Les deux factures d’un séjour, le cycle brouillon → émise → envoyée → payée et la numérotation.
Un séjour donne lieu à deux factures : l'acompte, à la confirmation, puis la facture finale, à la clôture. La finale reprend le total du séjour et en déduit l'acompte déjà facturé : le client n'est jamais facturé deux fois.
Générer les factures d'un séjour
Les deux factures se génèrent automatiquement lors de la confirmation et de la clôture . Vous pouvez aussi les créer à la main :
Ouvrez la réservation.
Descendez jusqu'à l'encart Facturation .
Cliquez sur Générer l'acompte ou sur Générer la facture finale .
Chaque bouton se désactive quand la facture existe déjà, avec l'explication en dessous : Un acompte non annulé existe déjà. ou Une facture finale non annulée existe déjà. Un acompte ne peut plus être créé une fois la facture finale établie.
La liste Factures liées , en bas de l'encart, récapitule toutes les factures du séjour avec leur type, leur statut et leur montant. Cliquez sur l'une d'elles pour l'ouvrir.
Le cycle de vie d'une facture
Une facture passe par quatre étapes, visibles sous forme de pastille de statut :
Brouillon — la facture est modifiable et supprimable. Elle n'a pas encore de numéro : la mention Le numéro sera attribué à l'émission le rappelle.
Émise — la facture a reçu son numéro et sa date d'échéance. Elle devient un document comptable.
Envoyée — la facture a été adressée au client par email, avec son PDF en pièce jointe.
Une cinquième pastille, Annulée , apparaît sur une facture entièrement compensée par un avoir.
Émettre et envoyer
Ouvrez Facturation dans le menu : la page Gestion des factures liste toutes vos factures.
Sur la ligne du brouillon, cliquez sur Émettre .
La facture reçoit son numéro. Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer pour l'adresser au client par email.
La liste Gestion des factures : un brouillon propose Émettre et Supprimer, une facture émise ses boutons PDF, envoi, pointage et avoir.
Le bouton Envoyer reste inactif si le client n'a pas d'adresse email. Sur une facture déjà envoyée, il devient Renvoyer .
La numérotation
Le numéro est attribué au moment de l'émission, jamais à la création. La série est annuelle et sans trou, sous la forme préfixe, année, puis un compteur à quatre chiffres. Les avoirs suivent une série distincte, préfixée AV .
Le préfixe des factures se règle dans Configuration, page Entreprise , onglet Facturation , champ Préfixe des factures .
Télécharger le PDF
Le bouton Télécharger le PDF est disponible sur toute facture émise, depuis la liste comme depuis le détail de la facture. Le PDF reprend vos coordonnées, celles du client, le détail des lignes, les totaux, l'échéance et vos mentions légales. Une facture soldée porte en plus un tampon PAYÉE .
