Corriger une facture émise : création, émission, imputation et remboursement d’un avoir.
Un avoir est le seul moyen légal de corriger une facture qui porte déjà un numéro. Il reprend les lignes de la facture d'origine en négatif et vient s'imputer dessus.
Quand un avoir est créé automatiquement
Pet-Keeper produit les avoirs pour vous dans deux situations :
À l' annulation d'une réservation , pour la part remboursée au client selon le palier retenu. Un avoir est créé par facture concernée. Voir Annuler une réservation .
À la régularisation d'une facturation , quand la facture finale émise ne correspond plus au séjour : elle est annulée par un avoir et remplacée par une nouvelle facture. Voir Régulariser une réservation .
Un troisième cas est proposé depuis l'encart Facturation d'une réservation : le bouton Générer l'avoir de trop-perçu , quand le total du séjour est passé sous le montant de l'acompte déjà émis.
Créer un avoir à la main
Ouvrez Facturation dans le menu.
Sur une facture émise, envoyée ou payée, cliquez sur le bouton Créer un avoir . Sur mobile, il s'appelle simplement Avoir .
Le dialogue Créer un avoir annonce qu'un avoir en brouillon, lié à cette facture, va être créé avec les lignes négativées.
Renseignez le Motif (optionnel) : il vous servira de trace.
Cliquez sur Créer l'avoir .
L'avoir apparaît alors dans la liste, en Brouillon , avec la pastille de type Avoir . Il n'est pas encore comptabilisé.
Émettre l'avoir
Depuis la liste, cliquez sur Émettre sur la ligne de l'avoir. Il reçoit alors son numéro, dans une série distincte de celle des factures, préfixée AV .
Si l'avoir compense intégralement une facture non payée, celle-ci bascule automatiquement en Annulée : la correction est complète, plus rien n'est dû.
Le détail d'un avoir affiche un bandeau Avoir sur la facture suivi du numéro de la facture d'origine, cliquable.
L'en-tête d'un avoir émis : son numéro en série AV, ses pastilles Avoir et Émis, puis le lien vers la facture d'origine.
Rembourser un avoir
Un avoir se solde par un remboursement, pas par un encaissement. Ses statuts suivent donc un vocabulaire propre : Émis , Envoyé , puis Remboursé .
Ouvrez l'avoir depuis la page Facturation ou depuis l'encart Facturation de la réservation.
Cliquez sur Enregistrer le remboursement .
Le dialogue Enregistrer un remboursement propose le Montant remboursé , la Date du remboursement , le Moyen de remboursement et un commentaire.
Cliquez sur Enregistrer .
Tant que le remboursement n'est pas complet, la mention Reste à rembourser reste affichée sur l'avoir, dans la liste comme dans le détail. Le PDF d'un avoir intégralement remboursé porte le tampon REMBOURSÉ .
Les avoirs figurent aussi dans le journal des ventes, accessible depuis Registres dans le menu.
