Avoirs, acomptes, plusieurs taux, factures à 0 € : comment ils apparaissent dans le fichier du comptable.
Le fichier des écritures comptables suit une règle simple : pour chaque facture, le compte client au débit, la vente et la TVA au crédit. Cette page détaille les cas où il s'en écarte, pour que vous puissiez répondre aux questions de votre comptable. Pour télécharger le fichier, voir Écritures comptables .
Les colonnes
Chaque ligne comporte sept colonnes : Journal , Date , N° pièce , Compte , Libellé , Débit et Crédit . Le libellé reprend le type de document, son numéro et le nom du client.
Toutes les lignes d'une même facture partagent la même date et le même numéro de pièce. Leur débit est toujours égal à leur crédit : chaque facture est équilibrée à elle seule, pas seulement le total de la période.
Plusieurs taux de TVA
Si une facture porte plusieurs taux de TVA, elle reçoit une ligne de vente et une ligne de TVA par taux . La ligne client, elle, reste unique.
Les avoirs
Un avoir apparaît dans le sens inverse d'une facture : le compte client passe au crédit , la vente et la TVA au débit . Les montants restent positifs ; c'est la colonne qui change.
Les acomptes
Une facture d'acompte apparaît comme les autres : client au débit, vente et TVA au crédit.
La facture finale déduit ensuite l'acompte et ne porte que le reste dû . Lorsque l'acompte déduit dépasse la part facturée à un taux donné, la ligne de vente de ce taux peut passer au débit. C'est normal : la facture reste équilibrée.
Les factures à 0 €
Une facture dont le montant TTC est de 0 € (par exemple un solde entièrement couvert par l'acompte) n'a aucune écriture : son numéro n'apparaît pas dans le fichier. Ce n'est pas un oubli. Elle reste bien visible dans le journal des ventes .
La franchise de TVA
En franchise de TVA (art. 293 B du CGI), une facture n'a que deux lignes : le client au débit, la vente au crédit pour le montant total. Exemple chiffré et cas des micro-entreprises : voir Écritures sans TVA et micro-entreprise .
Un seul compte client
Le fichier n'utilise pas de compte individuel par client. Toutes les factures passent sur le même compte client, celui réglé dans le bloc Comptabilité ; le nom du client figure dans le libellé. Si votre comptable tient un compte par client, il pourra s'appuyer sur ce libellé.