Terminer une réservation au départ de l’animal, générer la facture finale et corriger les dates réelles.
Au départ de l'animal, vous clôturez le séjour. Pet-Keeper produit alors la facture finale, qui solde le séjour en tenant compte de l'acompte déjà facturé.
Terminer depuis la liste
Ouvrez Réservation dans le menu.
Repérez la réservation Confirmé et cliquez sur Terminer .
Le dialogue Terminer la réservation s'ouvre : il annonce que la réservation sera terminée et la facture finale générée.
Sous Emails à envoyer au client , laissez cochée ou décochez la case Envoyer la facture finale par email .
Cliquez sur Terminer .
Le dialogue de clôture annonce la facture finale et propose de l'envoyer au client par email.
Terminer depuis la réservation
Ouvrez la réservation.
Dans Statut , sélectionnez Terminé .
Cliquez sur Mettre à jour . Le dialogue s'ouvre après l'enregistrement.
Choisissez l'envoi, puis Terminer . Le bouton Ne rien envoyer clôture le séjour sans email.
Si une facture finale existe déjà, le dialogue le signale : la case devient Renvoyer la facture finale existante et aucune nouvelle facture n'est créée.
Ce que contient la facture finale
La facture finale reprend le total du séjour et en déduit l'acompte déjà facturé. Elle ne porte donc que le reste à facturer . Avant de clôturer, l'encart Facturation de la réservation affiche une estimation : nombre de jours facturables, total du séjour estimé et reste à facturer. Le lien Voir le détail des lignes en déplie le détail.
Comme toute facture, elle est d'abord un Brouillon ; elle reçoit son numéro à l'émission. Voir Acompte et facture finale .
Dates réelles et dates prévues
Un séjour se termine rarement à la minute prévue. Deux jeux de dates coexistent dans la réservation :
Les Dates du séjour , celles que le client a réservées. Elles servent de base à la facturation.
La Présence réelle , saisie en cochant Dates réelles de présence différentes . Elle alimente le registre, le calendrier et l'occupation des boxs.
Autrement dit, corriger la présence réelle après un départ anticipé libère le box et met le registre à jour, mais ne change pas le montant facturé. Si vous souhaitez que le client paie moins que ce qu'il avait réservé, modifiez les Dates du séjour elles-mêmes.
Après la clôture
La réservation passe en Terminé et sort des séjours en cours. Elle reste consultable, ses factures restent accessibles depuis Factures liées et depuis la page Facturation . Il reste alors à encaisser le solde : voir Paiements et excédents .
